Matriz SWOT Digital – analise o interior da empresa e retire os maus

Para criar uma Matriz SWOT eficaz, siga estes passos: 

Identifique as Fraquezas da seguinte forma:

1. Primeiro passo: Proceda com uma avaliação de desempenho envolvendo todos os colaboradores. Contudo, para a “banca examinadora”, escolha, a dedo, a equipe. Dentre os critérios de escolha, considere pessoas que possuam as seguintes virtudes:
   Imparcialidade;
   Sinceridade;
   Bom senso crítico;
   Diligência;
   Perícia;
   Engajamento com a Organização;
   Dispostas a fazer o bem;
   Que trabalhem com técnica;
   Precisão;
   E que não sejam bajuladores, soberbos ou cruéis.
   Essas virtudes são essenciais para aqueles que devem avaliar e serem avaliados pelos colaboradores.
2. Só após ter feito a avaliação de desempenho, e tomado a decisão sugerida na explicação abaixo dos três passos, prossiga para o segundo, que é: Utilizando ferramentas de análise, faça um levantamento interno sobre os recursos e capacidades de sua empresa. Por exemplo: Faça um Mapeamento de Competências e Processos. Assim você terá conhecimento sobre gargalos, e pontos onde seus processos internos não estão bem;
3. Somente após ter realizado as ações do que sugerimos na explicação do segundo passo, é que fará o descrito neste terceiro passo: Consulte relatórios financeiros, de Marketing e vendas. Analise feedbacks de colaboradores a respeito do que está faltando e do que está bom. Analise o feedback dos clientes. 

Importante: Além de seguir a sequência de passos, na ordem indicada, faça uma auto avaliação para saber se você mesmo não possui algum defeito que te desqualifique como se fosse da “banca”, afinal, para que alguém reconheça virtudes em outro, este precisa possuí-las (há quem diga que não é assim… porque eu reconheço isso ou aquilo no fulano, mas não sou assim. Ora, se você não é assim, então como sabe como é ser assim? se não sabe como é ser assim, então como pode reconhecer o “assim” em alguém? quem é, sabe o que é e como é ser o que é. Conhece o que é. E se ver em outra pessoa o “ser”, então RE conhecerá).

Assim, pense bem, pois se não agir com sobriedade e honestidade consigo mesmo, a avaliação de toda a sua organização estará comprometida. Se achar que é prudente, escolha alguém de fora da empresa, mas que a conheça bem e que possa escolher estas pessoas (caso isso seja preciso, não revele a este alguém os motivos pelos quais ela escolherá a “banca”).  Os escolhidos para compor a banca de avaliação não precisam estar dentre os líderes somente, afinal, você já pode ter notado que alguns líderes não possuem as virtudes necessárias, assim como haja tais virtudes em colaboradores de escalões mais baixos. Sendo assim, escolha conforme as virtudes, e não segundo o cargo. A avaliação deverá ocorrer em duas direções, a saber, dos que você escolheu para com o resto, e do resto para com aqueles que foram escolhidos. O principal ponto a ser notado é sobre como ambos se avaliam.

Suponha que André avaliou Zenon. Na avaliação, André pontuou que Zenon é preguiçoso, contudo, trabalha com precisão e possui algumas habilidades específicas que o qualifica para desempenhar funções estratégicas. Em seguida, solicite e analise a avaliação que Zenon fez sobre André. Zenon atribuiu defeitos a André, dentre os quais: É exigente demais, áspero e injusto na distribuição de trabalho, e não atribuiu qualquer qualidade. Com as duas avaliações em mãos, e com base nas avaliações e nos critérios de escolha da “banca”, quem deve ser demitido, e por que?

Demita!

O Gestor deve demitir Zenon. Veja bem, André foi escolhido por ter virtudes que, somente pessoas honestas e virtuosas podem possuir. Zenon, tendo sido avaliado mal em um aspecto, mas elogiado em outros, já acusa indícios que sua avaliação foi feita com imparcialidade. O ato de André reconhecer qualidades naquele que reconhece como preguiçoso é um sinal de sobriedade, bom senso, humildade (pois se reconhece a preguiça no outro, sabe que é passivo de tal defeito em um ou outro momento). Também percebemos que não é cruel, pois podendo omitir as qualidades, antes, as registrou. Zenon, todavia, avaliou André por seus pontos negativos, e não fez qualquer menção aos pontos positivos de André, que, apesar do ponto negativo, lhe atribuiu qualidades.

Certamente, Zenon não cultiva amizade alguma por André, e nem por outra pessoa na organização, e você entenderá o porquê. Zenon aproveitou a chance que teve na avaliação para denegrir por completo aquele que não agiu de igual modo com ele. Atitude assim demonstra parcialidade (pois quem é o ser perfeito que só vê o mal no próximo, sem poder lhe atribuir qualquer qualidade?), irracionalidade (pois a razão é equilibrada, reflexiva, e pondera aquilo que fala, e como fala. Se julga, sempre tem uma balança, um só peso e uma só medida), desonestidade (porque descreditou e não tratou com consideração a André), negligência (ao menosprezar o impacto que poderia causar contra André, por causa da avaliação), imperícia (não agindo com critérios técnicos), desprezo pela organização (ao ignorar o fato de que um bom profissional poderia ser mandado embora, e se agiu assim com André, que o pontuou por suas qualidades, demonstra que se alguém não o favorece, é tratado como mau), soberba (por não reconhecer nenhum ponto positivo em André, age como se ele mesmo fosse perfeito, afinal, se alguém mede os outros segundo certa medida, certamente se considera o dono da régua. Ou seja, o soberbo costuma reduzir as pessoas à visão que ele tem de mundo) e cruel (porque agiu com má intenção, pois ao não equilibrar sua avaliação, não se importou se André seria demitido).

Como saberemos que a avaliação de André, quanto à preguiça é verdadeira?

Ora, qual é o rótulo que o preguiçoso dá àquele que lhe é superior e tem o dever de cobrar pelo trabalho?

• Muito exigente;
• Áspero;
• Injusto ao dividir o trabalho.

Esses são indícios, ainda. Contudo, já nos conduz a pensar que André é seu chefe, pois levando-se em consideração que André é quem divide o trabalho, tem o poder de exigir e é áspero, aos olhos de Zenon, e sabendo que a avaliação de André pontua a preguiça, mas por outro lado fala sobre o trabalho com precisão e de qualidades Estratégicas para a organização, ressalta ainda mais a natureza do cargo de André. 

Reflitamos a respeito, então: Um chefe, por mais justo que seja, quando faz a divisão do trabalho, será taxado de injusto pelo preguiçoso, afinal, o preguiçoso quer sempre menos. Quando não entrega pronto o que lhe coube na divisão do trabalho, seja por atraso, ou por não ter trabalhado, não é sem razão que será repreendido com uma bronca. Além disso, o chefe exigirá o cumprimento das tarefas com maior urgência. Até aqui, fica bem claro porque Zenon imputou defeitos como “áspero”, “muito exigente” e “injusto”. Estes adjetivos descritos na avaliação contra André, e os descritos por este a respeito de Zenon revelam a posição dos dois, e a personalidade de Zenon.

O compromisso de André com a empresa é revelado em dois aspectos: primeiro, ele avalia a preguiça, mas ressalta que seu subordinado é preciso e possui qualidades Estratégicas para a empresa. Ou seja, ainda que tenha algo contra Zenon, como pessoa, André pensa no todo organizacional, e poupa seu subordinado preguiçoso, ainda que subordinados preguiçosos sejam uma pedra no sapato. Além disso, aos olhos do injusto, o justo é injusto, e sabendo, agora, o porquê Zenon imputou, apenas defeitos ao chefe, percebemos a justiça de André, ao distribuir o trabalho, agir com rigor e cobrar resultados de Zenon, afinal, se não fizesse isso, a carga recairia sobre outros, e o preguiçoso sairia na vantagem.

O fato de André ter observado os pontos positivos de Zenon reafirmam sua preocupação em fazer o bem, tanto para com Zenon, como para a empresa. Evidencia a imparcialidade, pois apesar de avaliar o colaborador preguiçoso, ressaltou o as qualidades, a fim de equilibrar a balança, e porque ele reputou que aquelas qualidades, de fato seriam úteis à empresa. Ou seja, André aceita permanecer com um subordinado preguiçoso em prol de outros, ainda que ele mesmo sofra o estresse de ter Zenon enrolando o trabalho. Além disso, podemos concluir que André, de fato, é diligente, pois foi zeloso ao ressaltar coisas boas em Zenon, demonstrou perícia ao agir com critérios técnicos, afinal, quando reconhecemos alguém por um defeito, se não agirmos com critérios técnicos e objetivos, incorremos o perigo de não observar as qualidades desta pessoa.

Por fim, André pode ser chamado de justo, por ter sido reputado injusto pelo que, de fato, é injusto. Zenon é injusto por querer prejudicar André, apenas por lhe atribuir sua parte do trabalho devido, e lhe cobrar com dureza pelo cumprimento de tal obrigação. Por fim, conclui-se que Zenon deve ser demitido. Entretanto, não é pela preguiça, afinal, como relatado por André, ele possui habilidades específicas e estratégicas (o que é bom para a empresa) e seu trabalho, quando executado, é preciso. Então por que demiti-lo em vez de readaptá-lo?

A resposta é simples: Todos nós temos defeitos, até os virtuosos, afinal, em momento algum foi dito que a “banca” deveria ser formada por perfeitos. Contudo, Zenon, ainda que habilidoso, não pode continuar na empresa, pois aos olhos do injusto, todos os justos deveriam ser punidos e demitidos. Zenon demonstrou não ter qualquer cuidado com a organização, afinal, quando estamos preocupados com o todo, nossos interesses se tornam os mesmos do todo. Se a organização quebra, eu quebro junto. Se não me preocupo com o que me sustenta, e que é telhado que me abriga, certamente, todos os outros que se encontram sobre o mesmo fundamento, e debaixo do mesmo teto correm perigo.

Agora, convidamos você a refletir sobre o que foi dito lá no começo: certamente, Zenon não cultiva amizade por pessoa alguma na organização. Ele pode ser habilidoso no Marketing, e de fato isso é uma arma Estratégica para a empresa, desde que seja usado com bom senso e bom ânimo, afinal, alguém com essa habilidade, pode trazer problemas à organização, pois pode criar uma campanha persuasiva, porém ilusória e enganosa. Ele pode ser um vendedor habilidoso e preciso, mas pode empurrar um produto a quem não precisa, e assim, em vez de clientes leais, gera reclamações e destruição de imagem para a empresa.

Assim, se alguém é bom, mas não tem o coração animado em fazer o bem, nem a preocupação com o próximo, não será proveitoso que permaneça em qualquer organização. Sempre fará tudo para se beneficiar, e por não se preocupar com os resultados de suas ações, coloca em risco todos os que estão ali. Por isso, antes de qualquer tipo de análise interna que identifique as forças e fraquezas da empresa, deve-se implementar uma Estratégia que retire do meio das boas pessoas as más. Antes de avaliar as habilidades e competências de cada um, deve-se retirar aqueles que carregam só o egoísmo e ódio no coração, pois ainda que possua habilidades, nem seus colegas, nem a empresa, tampouco os clientes vão tirar proveito disso, pois tudo quanto fizer será apenas em benefício próprio.

Tendo essa reflexão estratégica em mente, todas as organizações que executarem as avaliações de desempenho, devem seguir essa razão. Eleja a “banca”, e que todos avaliem a todos. Todos os “Zenons” devem ser demitidos, antes que seja executada qualquer outra ação de avaliação, gestão, mudança ou algo do tipo, na empresa. os maus serão julgados por aqueles que designam o justo que acaba sendo injustiçado pelo injusto. Todas as virtudes que foram atribuídas ao mau não devem ser contadas, afinal, foi incapaz de exercitá-las quando devido.

Tendo executado a avaliação de desempenho e excluído os maus, proceda no mapeamento de competências, e na gestão de processos. Assim, você poderá melhorar os pontos fracos dos seus processos realocando os colaboradores segundo as suas habilidades documentadas no mapeamento de competências. 

Na avaliação dos relatórios, analise como está a saúde da empresa, e se há recurso para investimentos. Ao avaliar os relatórios de Marketing, as campanhas fornecerão informações sobre quantos potenciais clientes passaram pelo setor de vendas, então poderá avaliar e questionar qualquer desequilíbrio entre o departamento de vendas e Marketing. Nesse sentido, você procederá da seguinte forma: Tendo em mãos os números de campanhas de Marketing, verificará se houve sucesso ou não por parte da equipe de vendas. Se as vendas foram fracas, e seus vendedores afirmarem que as pessoas não gostaram do produto, quando o conheceram pessoalmente, então vá para a analise de feedback dos clientes. Se os clientes estão insatisfeitos porque se sentem enganados, ou que o produto não corresponde à propaganda, então o desequilíbrio está ocorrendo porque o Marketing se utilizou de uma campanha muito agressiva, e no lugar de oferecer solução a quem necessita do produto, focou em convencer com técnicas de persuasão aqueles que não precisavam dos produtos, mas que compraram pelo impulso, e agora reclamam. 

Se o feedback dos clientes é bom, e ainda sim, houve grande sucesso de campanhas, mas poucas vendas, a equipe de vendas está com problemas, afinal, houve grande fluxo de pessoas, quem comprou, mesmo após dias, aprova o produto, o que indica que a campanha alcançou quem necessitava da solução. Todo o fluxo perdido pode ser determinado por alguns motivos específicos, mas os mais relevantes são: 

• Mau atendimento;
• Falta de alinhamento entre a comunição do Marketing e o script de vendas;
• Vendedores sem técnica e desenvoltura.

Como saber qual é o problema?

Volte ao feedback dos clientes e avalie com atenção qual vendedor atendeu cada um dos clientes. Então faça as seguintes perguntas:

• O cliente que está satisfeito, já compareceu à loja com a intenção de comprar? (Se sim, ponto para a equipe de Marketing). (Se ainda estava em dúvidas, ou se foi apenas para ver de perto, ponto para a equipe de vendas). Ora, se o cliente foi decidido, a campanha já foi o suficiente para convencê-lo. Se estava em dúvidas, mas ainda sim foi ver de perto, a campanha também conseguiu êxito, mas o mérito deve ser dividido com a equipe de vendas, afinal, da dúvida, passou à compra efetiva.
• Verifique se há feedback de quem não comprou. Se o cliente estava interessado em comprar, desistiu da compra, e comprou com outro, verifique se foi por causa do preço. Contudo, se pagou mais caro,  certamente foi mal atendido. Ora, se ele foi com a intenção de comprar, e desistiu, mas comprou com outro, então foi mal atendido, pois já queria a compra, mas não efetivou e ainda comprou mais caro.
• Por fim, tente saber se o vendedor que perdeu a venda está dentre os que foram demitidos, ou se está dentre os que ficaram. Se já foi demitido, comemore, pois, provavelmente, as próximas campanhas atrairão novos clientes que serão canalizados para os que ficaram, e as chances de vendas serão maiores. Pode ser que você precise fazer algumas mudanças, implementar treinamentos e chamar a atenção de alguns vendedores, contudo, saberá que cada novo ciclo de gestão de processos e Mapeamento de competências vai melhorar mais. 

Por que não proceder com a Gestão de processos e Mapeamento de Competências, primeiro, se a intenção era demitir os maus?

Se fizesse isso, poderia superestimar Zenon. E lembre-se, André foi escolhido para a “banca”, mas ninguém comentou sobre suas competências profissionais, apenas sobre as virtudes morais.

Por que não consultar os relatórios primeiro, afinal, indicariam números?

Novamente, Zenon poderia ser superestimado, pois seu talento mencionado por André poderia ser a persuasão, afinal, envolvia precisão e Estratégia.

Sendo assim, ao eliminar, primeiramente, os maus homens, em lugar dos maus profissionais (tecnicamente), a Gestão de processos e o Mapeamento de competências não induz o Gestor a preservar pessoas destrutivas em vez das que buscam edificar. E os relatórios apontam números que podem ter sido ganhos por estratégias de persuasão que não geram clientes leais, mas insatisfeitos. E vimos isso na análise do Marketing e das vendas.

Portanto, se agir assim, suas fraquezas serão reduzidas a cada novo ciclo e reavaliação. À medida que suas fraquezas diminuem, suas forças aumentam, afinal, você está corrigindo processos, gerindo bem o pessoal, atraindo clientes e vendendo mais. Seu financeiro terá mais recursos para investir, e sua empresa poderá contratar a 3W Consultoria. O inexperiente de bom ânimo triunfa sobre o habilidoso e experiente de coração maligno.

Convidamos você e sua empresa a buscar os 99% do ouro que ainda não entregamos, pois cremos que este pequeno artigo representa menos de 1% da transformação que renovará o vigor de sua Organização.

Se tiver alguma objeção quanto ao método de abordagem e aconselhamento, ajude-nos a compreender onde estamos errando. Somos sempre prontos a ouvir, tardios ao falar, e mais tardios ainda em nos irritar. 

Entretanto, se concordou, até aqui, deixe seu comentário, e não pense duas vezes: ligue, envie uma mensagem no whatsapp, ou um e-mail solicitando um orçamento ou apresentação. Porque se tudo isso faz sentido e é novo pra você, então já resolvemos parte de seus problemas.

Agora é hora de deixar que nosso método transforme o resto de sua organização. Como sempre dizemos: Temos a Chave, o Segredo e nos foi concedido, também, o Dom Divino de bem aconselhar.

Se gostou, continue lendo. Falaremos AQUI, sobre as FORÇAS na análise da Matriz SWOT.